E-Rechnung für Werkstatt und Autohaus: Das müssen Sie wissen

Stand: 10. November 2026. Grundlage ist die FAQ des Bundesfinanzministeriums (Seite vom 29. Oktober 2026): Fragen und Antworten zur E-Rechnung. Das hier ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Fall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen elektronischen Format, das Software automatisch lesen kann. Eine normale PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung: eine reine Datendatei (XML), ohne PDF-Ansicht. Zum Lesen braucht man ein Anzeigeprogramm.
• ZUGFeRD: eine PDF-Rechnung, in der die Daten bereits eingebettet sind. Gültig ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Wer muss was, und ab wann?

Einfach gesagt, so ergibt es sich aus diesen Fristen: Hatten Sie im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Bei bis zu 800.000 Euro gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres.

Wann brauchen Sie keine E-Rechnung?

Das Finanzministerium nennt diese Fälle, in denen keine E-Rechnung nötig ist:

• Kleinbeträge bis 250 Euro Bruttobetrag
• Leistungen von Kleinunternehmern
• Rechnungen an Privatpersonen: Private Endverbraucher sind von den Regeln nicht betroffen
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten

Was heißt das für die Werkstatt?

Betroffen sind vor allem Rechnungen an Firmenkunden, zum Beispiel an Handwerksbetriebe, Händler oder Betriebe mit eigenen Fahrzeugen. Bei Privatkunden gilt die Pflicht nicht.

Und bei Barzahlung?

Dafür gibt es keine Sonderregel. Auch wenn bar bezahlt wird, braucht ein Firmenkunde ab einem Rechnungsbetrag über 250 Euro eine E-Rechnung, sobald Sie die Übergangsregeln nicht mehr nutzen können.

Gibt es eine Strafe, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist das keine Ordnungswidrigkeit. Ihr Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch darauf, eine E-Rechnung zu bekommen.

So erstellt KFZ-Faktura E-Rechnungen

Dafür gibt es das Zusatzmodul Anzahlungs- und E-Rechnung. Es kostet 159 Euro einmalig (netto).

• Sie erstellen elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
• Sie erstellen Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen direkt im Auftrag, mit festem Betrag oder in Prozent.
• Die E-Rechnungsfunktion gilt nur für Deutschland.
• Das Zusatzmodul ist ab Version 25 rechtskonform nutzbar.

Laut BMF-FAQ müssen Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag für die Pflicht ausgestellt werden, nicht als E-Rechnung übermittelt werden.

E-Rechnungen empfangen

Eine E-Rechnung bekommen Sie ganz einfach per E-Mail, so wie heute eine PDF-Rechnung. Zum Lesen brauchen Sie aber ein Anzeigeprogramm, vor allem bei einer XRechnung. Mit dem Zusatzmodul „Einkauf“ (129 Euro einmalig, netto) können Sie die E-Rechnung in KFZ-Faktura anzeigen und prüfen (validieren). So sehen Sie, ob alles stimmt. In der Liste der Schnittstellen steht außerdem ein E-Rechnungspositionsimport. Die Buchungssätze für Ihren Steuerberater lesen Sie auf der Seite DATEV-Export. Die Kurzantwort finden Sie auch in den FAQ: Kann KFZ-Faktura E-Rechnungen erstellen und empfangen?

Checkliste für Ihren Betrieb

• Schauen Sie, wie hoch Ihr Umsatz im Vorjahr war: bis oder über 800.000 Euro?
• Notieren Sie, welche Kunden Firmen sind. Nur für sie gilt die Pflicht.
• Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und lesen können.
• Prüfen Sie, welche Version von KFZ-Faktura Sie nutzen.
• Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob für Ihren Betrieb Besonderheiten gelten.

Passend für Ihren Betrieb: Werkstattsoftware, Autohandel-Software und Reifenhandel-Software.

Quellen: Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Seite vom 29. Oktober 2026) und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Angaben zum Zusatzmodul von der Produktseite von KFZ-Faktura.

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